Резервные копии: как часто делать бэкапы и где хранить данные

ИТ-инфраструктура не всегда надежна, ведь все зависит от архитектуры используемого оборудования и специалистов, которые его обслуживают. Даже в работе лучших решений случаются инциденты: сервер или ВМ выходит из строя, жесткий диск или СХД ломаются — данные оказались повреждены. Все эти события могут парализовать рабочие процессы, компания уйдет в простой и при отсутствии резервной копии не сможет быстро восстановить работу, потеряв миллионы из-за того, что не был сделан бэкап.

В этом материале рассказываем, что такое бэкап и зачем он нужен, с какой периодичностью его делать и где лучше хранить резервные копии.

Что такое бэкап и зачем он нужен

Бэкап — это создание резервных копий файлов, документов и настроек на физическом оборудовании или в облаках. Копии необходимы, чтобы с их помощью восстанавливать данные, если они были повреждены или пропали в результате инцидентов, например:

• сотрудник случайно удалил документы;
• киберпреступник взломал ИТ-инфраструктуру компании;
• вирус удалил все файлы на корпоративных серверах;
• БД сломалась после отключения СХД;
• сервер вышел из строя.

Если компания грамотно организует резервное копирование корпоративных данных, их можно будет восстановить за несколько минут или часов, даже если сервер сгорел, а бухгалтерскую отчетность за последний год удалил бывший сотрудник.

Разница между резервным копированием, архивированием и синхронизацией данных

Резервное копирование — это процесс создания копий данных для их восстановления в случае потери данных.

Архивация включает перемещение данных в отдельное хранилище для долгосрочного хранения. В отличие от резервных копий, архивы часто используются для обеспечения соответствия и справочных целей, а не для немедленного восстановления.

Синхронизация данных гарантирует, что данные на нескольких устройствах или системах будут согласованными и актуальными. Хотя она обеспечивает избыточность, синхронизация не заменяет резервное копирование, поскольку не предлагает восстановление исторических данных.

Какие данные необходимо резервировать

Компании обычно резервируют критически важные данные, которые могут привести к простоям, нарушениям договоренностей, финансовым и репутационным потерям. Тем не менее в организациях часто забывают создавать копии, с помощью которых можно быстрее восстанавливать информацию без больших временных затрат ИТ-специалистов.

Данные, которые необходимо резервировать.

Базы данных. В БД хранится основной пул важной информации, необходимой для работы организации: контакты контрагентов и сотрудников, номенклатура и остатки товаров, счета, товарные накладные, договоры. Их потеря может привести к задержкам поставок, штрафам регуляторов, потере доверия со стороны подрядчиков и полному краху работы без возможности восстановления данных. Поэтому базы данных необходимо резервировать в первую очередь.

Виртуальные машины. Бэкапить ВМ целиком разумно и просто, для этого существует специализированный софт и готовые услуги облачных провайдеров. Это логичное решение, однако одного копирования ВМ зачастую недостаточно, потому что не все приложения могут подняться из бэкапа. Например, БД при восстановлении ВМ может оказаться не консистентной.

Настройки. Когда старое оборудование выходит из строя, покупка нового и загрузка данных на него — это только половина дела. Большую часть времени занимает настройка серверов, ВМ и ПК. Освободить время ИТ-специалистов для более важных задач можно с помощью резервных копий настроек, чтобы быстро их восстановить и начать работу.

Сайты. Бэкап сайта обычно делает хостинг, где он размещен. Резервная копия, как правило, хранится на том же сервере, где расположен сам сайт. Если оборудование выйдет из строя, то бизнес потеряет свой интернет-ресурс без возможности восстановления. Поэтому лучше перестраховаться, создать самостоятельно резервную копию и хранить ее в надежном месте.

Файлы и документы. Это могут быть бухгалтерские таблицы, маркетинговые материалы, отчеты, презентации, инструкции, коммерческие предложения. В случае потери данных сотрудникам нужно будет потратить много времени и сил, чтобы по памяти воссоздать шаблоны документов или по крупицам найти информацию в рабочей почте или мессенджерах.

Типы резервного копирования данных

Резервное копирование данных можно разделить на несколько типов, каждый из которых отвечает различным потребностям и сценариям.

Полное резервное копирование включает в себя создание полной копии всех файлов данных и папок. Несмотря на всестороннюю защиту, такой метод может отнимать много времени и ресурсов.

Инкрементное резервное копирование, при котором сохраняются только изменения, сделанные с момента последнего резервного копирования. Это экономит время и место для хранения, но требует, чтобы все добавочные резервные копии были полностью восстановлены.

Дифференциальное резервное копирование сохраняет только изменения с момента последнего полного бэкапа. Каждая копия упрощает процесс восстановления.

Зеркальное резервное копирование создает точную копию исходных данных. Любые изменения, внесенные в исходные данные, также отражаются в резервной копии.

Облачное резервное копирование включает в себя хранение данных на удаленных серверах, поддерживаемых сторонними поставщиками. Облачные резервные копии обеспечивают масштабируемость, доступность и удаленную защиту, что делает их популярным выбором для компаний и частных лиц.

С какой периодичностью делать бэкапы

При выборе частоты проведения бэкапа есть правило — стоимость резервного копирования не должна превышать возможный ущерб от потери данных. Ниже приведены факторы, влияющие на периодичность бэкапов.

Масштаб бизнеса. Небольшому бизнесу с малым количеством клиентов может быть достаточно делать один бэкап в месяц. Крупному ритейлу с интернет-магазином, десятками торговых точек, тысячами сотрудников и сотнями тысяч клиентов имеет смысл создать систему с разной периодичностью бэкапов: от одного раза в 15 минут до ежемесячного или ежегодного.

Объем и расположение хранилища. Чтобы проводить регулярный бэкап, у бизнеса или провайдера должен быть свободный объем в СХД. Если ресурсы ограничены, то создавать резервные копии каждый час не получится, если их достаточно, то компания может устанавливать необходимую частоту создания копий. Важно хранить копии на отдельной СХД и стойке, отдельной от рабочих мощностей, иначе бэкап не защитит бизнес от потери данных.

Критичность потери данных. С данными на серверах компании работают все сотрудники, там хранятся все рабочие документы и файлы. При выходе из строя сервера работа в организации остановится. Выход — создавать резервные копии данных каждый день.

Частота обновления данных. На сайте-визитке информация меняется редко, поэтому его полную резервную копию можно создавать раз в месяц. В БД с заказами покупателей и остатками товаров, наоборот, информация меняется каждую минуту, поэтому бэкап нужно делать не реже, чем раз в час. Копии программ и настроек — раз в три месяца.

Важность информации. В базах данных хранится финансовая и бухгалтерская отчетность за всю историю работы компании. Потеря данных может привести к хаосу и штрафам регуляторов, поэтому резервные копии документов лучше создавать каждый день.

Почему данные резервной копии следует хранить отдельно от исходных данных

Хранение данных резервной копии отдельно от исходных данных имеет большое значение по нескольким причинам:

• защита от случайного удаления — если данные резервной копии хранятся в той же системе, что и исходные данные, они могут быть случайно удалены или повреждены;
• устойчивость к сбоям оборудования — хранение резервных копий на отдельных физических устройствах или серверах защищает от сбоев оборудования, которые могут повлиять как на исходные данные, так и на их резервные копии;
• защита от киберугроз — атаки программ-вымогателей и другие киберугрозы могут нацеливаться на данные и шифровать их, если резервные копии изолированы, они могут служить средством восстановления без уплаты выкупа.

Сколько времени хранить резервные копии

Часто ИТ-специалисты настраивают резервное копирование так, чтобы после каждого бэкапа система удаляла предыдущую копию документа. В таком случае есть риск, что верные копии заменят копии с ошибками, а при восстановлении файлов они окажутся бесполезными.

Например, в интернет-магазине менеджер случайно удалил группу товаров и обнаружил это только спустя неделю. Скорее всего, восстановить группу товаров на сайте не получится, потому что копия с нужными данными будет уже удалена безвозвратно.

Если сохранять несколько последних копий за определенный период времени, сотрудники смогут обнаружить ошибки и восстановить верные данные. Кроме периода, можно установить количество самих копий, например, хранение пяти последних.

Также ошибки могут возникать из-за сбоев во время бэкапа. Поэтому задача ИТ-специалистов — проверять резервные копии с помощью специальных утилит или вручную. Для ручной проверки достаточно раз в регламентированное время восстановить ВМ/информацию из копии.

Методы резервирования

Ключевой аспект резервного копирования данных — избыточность. Резервное копирование в одном физическом и удаленном местах сводит к минимуму риски, связанные с локальными инцидентами, такими как пожар или кража. Хранение резервных копий в разных географических местоположениях обеспечивает защиту от стихийных бедствий, характерных для конкретного региона.

Для учета резервных копий нужно создать единые правила для наименования носителей, папок и файлов. Обычно используют поисковое слово и обратную дату, которая помогает сортировать данные в хронологическом порядке. Например, «Склад — 2022-11-30 — 01.xlsx».

На каких устройствах делать бэкап

Бэкап лучше делать на всех устройствах, где хранится важная для бизнеса информация: сервер, ВМ, рабочие компьютеры сотрудников. Но смысл резервной копии теряется, если ее хранить на том же носителе, где и оригинал.

Например, если резервную копию ПК хранить в отдельной папке на рабочем столе компьютера, то в случае поломки оборудования все данные будут повреждены и восстановить их из копии не получится. Поэтому для хранения подойдет сервер компании или корпоративное облако. Надежнее всего использовать правило «3-2-1»:

• делать минимум три резервные копии;
• в двух форматах хранения;
• минимум одна из которых должна храниться в физически отдельном месте.

Где хранить резервные копии

Место хранения резервных копий зависит от количества данных, их важности для компании и масштабов и скорости развития бизнеса.

Облака. Хранить резервные копии в облаке надежнее и удобнее, чем на физическом оборудовании, а зачастую еще и дешевле. Данные доступны с любого устройства и из любой точки планеты. Ресурсы облачного провайдера, такого как ITGLOBAL.COM, можно оплачивать по подписке и не тратить бюджеты на покупку дорогостоящего оборудования. При необходимости доступный объем можно быстро увеличить.

Сетевые хранилища (NAS). Это сервер для хранения данных, подключенный к корпоративной сети. Плюс в том, что на нем можно настроить автоматический бэкап, а минус — высокая стоимость самого оборудования. Такое решение подойдет компаниям, которые привыкли хранить все данные на собственных физических серверах.

USB-флешки и внешние жесткие диски. Внешние носители компактные и мобильные, но у них есть много минусов: необходимость подключения вручную, износ при частой перезаписи, легкость потери. Они не подходят для регулярных бэкапов, но их можно использовать как вспомогательное средство.

Значение резервного копирования для бизнеса

Для компаний резервное копирование данных крайне важно для операционной устойчивости:

• быстрое возобновление работы, минимум простоя и потери дохода;
• выполнение нормативных требований к хранению и защите данных;
• утечка данных может подорвать доверие клиентов;
• возможность восстановления критически важных данных при катастрофе, способствуя эффективному аварийному восстановлению.

Заключение

Делать регулярные бэкапы необходимо, чтобы не остаться в один миг без важных БД, документов и настроек. Хорошо, если резервные копии никогда не пригодятся. Но, если что-то произойдет, всегда можно будет оперативно восстановить необходимые файлы.

Надежнее хранить копии сразу на нескольких носителях, например, на сервере, жестком диске и облаке. У бизнеса не всегда есть такая возможность и достаточные вычислительные ресурсы — удобнее и дешевле арендовать облако у провайдера ITGLOBAL.COM. Резервное копирование — часть услуги публичного и частного облаков провайдера ITGLOBAL.COM.