SimpleOne ITAM: стратегический актив вашей организации

Представьте, что вам нужно оценить текущее количество ИТ-оборудования в использовании, определить его пользователей и проверить срок гарантии. Или рассчитать, какая техника потребуется новому офису через полгода, и спланировать своевременную закупку. SimpleOne ITAM превращает подобные задачи из головной боли в простые операции, помогая компаниям управлять своими активами на всех этапах их жизненного цикла.

Что такое управление ИТ-активами (ITAM)?

Управление ИТ-активами (ITAM) — комплексный подход к контролю всех технологических ресурсов организации, которые используются для осуществления её деятельности. Этот подход включает методологию, инструменты и процессы для учёта и получения максимальной пользы от ИТ-активов на протяжении всего их жизненного пути: от планирования закупки до утилизации.

ITAM охватывает два типа активов:

• Материальные (HAM) — серверы, рабочие станции, периферийное и сетевое оборудование.
• Нематериальные (SAM) — программное обеспечение, лицензии, облачные сервисы.

С помощью ITAM организации получают возможность:

• унифицировать справочники и классификаторы активов;
• учитывать и идентифицировать активы, фиксировать информацию о проведенных инвентаризациях, контролировать контрактные обязательства;
• отслеживать активы на протяжении всего их жизненного цикла;

Цель ITAM — повысить эффективность использования ИТ-ресурсов, минимизировать риски, связанные с ИТ-активами, и добиться максимальной отдачи от инвестиций в инфраструктуру.

В рамках ITIL ITAM представляет собой важный процесс, тесно связанный с другими, такими как управление изменениями, инцидентами, уровнем обслуживания и конфигурацией. Данные, полученные через ITAM, поддерживают эти процессы и помогают предоставлять услуги на более высоком уровне.

Почему ITAM важен?

Правильно организованное управление ИТ-активами позволяет компаниям не только оптимизировать текущие процессы, но и создает основу для стратегического планирования технологических ресурсов. Рассмотрим преимущества внедрения ITAM:

Сопровождение ИТ-активов на протяжении всего жизненного цикла 

Система управления активами агрегирует информацию об активах организации в различных разрезах (информация о затратах, связанные контракты, история проведенных работ и т.д.), позволяя ответственным специалистам не только оперативно получать глобальную информацию о текущей ситуации с ИТ-оборудованием, но и при необходимости отслеживать историю актива — от запроса до списания.

Контроль расходов на ИТ 

ITAM позволяет отслеживать использование всех активов. Благодаря этому компании находят возможности для оптимизации затрат — например, отказываются от избыточных лицензий или перераспределяют неиспользуемое оборудование.

Оптимизация процессов управления и прозрачность информации об ИТ-активах 

Система автоматизирует множество рутинных задач. Сотрудники освобождаются от административной работы и могут сосредоточиться на стратегических задачах.

Автоматизация согласований позволяет экономить время на рассмотрение задач ответственными сотрудниками. Целостное представление информации об активах в одной системе помогает снизить риски потери или неэффективного использования. 

Внедрение ITAM позволяет не только улучшить текущие процессы управления активами, но и создает надежную основу для стратегического планирования развития ИТ-инфраструктуры организации.

Взаимосвязь ITAM и ITSM-решений

ITSM и ITAM — два дополняющих друг друга подхода к управлению ИТ-инфраструктурой. ITSM создает порядок в предоставлении ИТ-услуг, а ITAM обеспечивает управление техническими ресурсами компании.

Рисунок – в SimpleOne ITAM используются общие классы и модели CMDB

ITSM помогает организовать работу ИТ-отдела и взаимодействие с пользователями через:

• обработку запросов на обслуживание;
• управление инцидентами и проблемами;
• контроль изменений в инфраструктуре;
• поддержание качества услуг на заданном уровне.

ITAM, в свою очередь, сосредоточен на:

• учете оборудования и программного обеспечения;
• учете и распределении затрат на активы;
• планировании потребностей в активах и управлении закупками;
• управлении контрактными обязательноствами.

ITSM и ITAM решают разные задачи, но вместе формируют комплексный подход к управлению ИТ-ресурсами. Их интеграция помогает компании максимально эффективно использовать ИТ-инвестиции с учетом потребностей бизнеса и конечных пользователей.

Обмен данными

Объединение данных ITSM и ITAM позволяет получать полную картину состояния ИТ в организации. Например, сведения из службы технической поддержки могут использоваться для проверки состояния активов и их сценариев использования. В системе SimpleOne конфигурационные единицы могут быть напрямую связаны с записями активов в ITAM, обеспечивая непрерывный обмен информацией.

Интеграция процессов

Взаимодействие процессов ITSM и ITAM расширяет возможности управления инцидентами, запросами на обслуживание и изменениями. Изменения конфигураций, происходящие в ходе обеспечения ИТ-услуг, связываются с процессами планирования, перемещения, модернизации активов. Увольнение или выход нового сотрудника влекут за собой изменения в складских запасах. . Это упрощает контроль за ИТ-ресурсами организации на всех этапах их жизненного цикла.

Повышение эффективности управления

Информация об активах в SimpleOne ITAM доступна для других бизнес-приложений платформы. Это позволяет автоматизировать учет активов, контроль затрат и формирование отчетности. Двусторонняя связь между ITSM и ITAM дает возможность учитывать связь активов с бизнес-процессами и повышает прозрачность управления финансами. Совместное использование ITSM и ITAM помогает:

• стандартизировать процессы управления ИТ-ресурсами;
• оптимизировать затраты по ИТ;
• повысить прозрачность ИТ-инфраструктуры;
• минимизировать риски нарушения контрактных обязательств;
• эффективно использовать ИТ-активы.

SimpleOne объединяет ITSM и ITAM на базе одной платформы. Это позволяет настроить двустороннюю связь между системами — данные об активах автоматически попадают в базу конфигураций ITSM, а информация об инцидентах и изменениях отражается в истории оборудования.

Понимание процессов ITAM

Реализация процессов стратегического, тактического и операционного учета создает комплексную систему управления активами. SimpleOne ITAM позволяет не только вести учет имеющихся активов, но и предоставляет необходимую функциональность для полного цикла управления — как группе компаний, так и организации с большим количеством территориально распределенных подразделений. Три вида учета отвечают за разное: 

• Стратегический уровень включает планирование бюджетов (составление бюджетов, определение лимитов, учёт экономии, согласование, корректировка), планирование потребностей в активах (ведение номенклатуры, каталог моделей, контроль лимитов, согласование, консолидация) и учет затрат (учёт фактических затрат, распределение затрат по ЦФО, активам, контрактам, расчёт ТСО, ROI, построение сервисно-финансовой модели).
• Тактический уровень охватывает резервирование доступных запасов и закупки (формирование заказов, выбор поставщика, управление контрактами, проведение закупки).
• Операционный уровень обеспечивает хранение, использование, перемещение, ремонт, модернизацию, списание и утилизацию\передачу.

Рисунок – практики работы с активами 

Таким образом, процессы ITAM охватывают полный цикл работы с активами — от планирования до учета затрат. Это дает организации возможность не только контролировать текущее состояние активов, но и принимать обоснованные решения о дальнейшем развитии ИТ-инфраструктуры.

Особенности и функциональные  возможности SimpleOne ITAM

SimpleOne ITAM — комплексное решение для управления ИТ-активами, созданное на базе low-code платформы SimpleOne.

SimpleOne ITAM – стратегический актив вашей организации

Оно сочетает в себе лучшие мировые практики и стандарты ITIL, предлагая предприятиям эффективные инструменты для контроля и управления активами на протяжении всего жизненного цикла. SimpleOne ITAM включает в себя ключевые компоненты для эффективного управления активами:

• AMDB (Asset Management Database), связанная с CMDB (Configuration Management Database), для централизованного хранения данных;
• коробочные процессы планирования потребностей в активах, операционного учета и управления контрактами;
• учет номенклатур и складов для систематизации информации;
• ролевая модель для гибкого распределения прав доступа;
• управление организационной структурой, пользователями и расположениями.

Дополнительные возможности платформы SimpleOne включают в себя: 

• Мобильную версию. PWA — приложение автоматически адаптируется под мобильную версию и не занимает память устройства. Для доступа к нему достаточно стабильного интернет-соединения
• Кастомизацию процессов. SimpleOne поддерживает Low-code и No-code инструменты, поэтому пользователи могут создавать любые индивидуальные решения без глубоких знаний в программировании.
• Интеграцию с системами. Решение SimpleOne возможно интегрировать с любой другой системой, которая поддерживает импорт в Ехсеl, JSON или предоставляет доступ к своему АРI.
• Удобный  интерфейс. Специалисты компании быстро начинают работать в SimpleOne благодаря интуитивно понятному интерфейсу, открытой документации и курсам обучения.

Используя возможности платформы SimpleOne, SimpleOne ITAM предоставляет широкий спектр возможностей для эффективного управления активами организации, обеспечивая максимальную гибкость, безопасность и оптимизацию затрат на протяжении всего жизненного цикла активов.

Заключение

Цифровая трансформация меняет подход организаций к управлению ИТ-инфраструктурой. Разрозненные таблицы и устаревшие методы учёта уступают место современным системам, которые превращают хаос в структурированные данные для принятия решений. SimpleOne ITAM позволяет компаниям не только автоматизировать рутинные операции по учёту активов, но и создать фундамент для стратегического планирования технологических ресурсов.

Система объединяет все необходимые инструменты в единой платформе — от базового учёта оборудования до сложной аналитики. Благодаря гибким возможностям настройки и интеграции, SimpleOne ITAM помогает организациям создать прозрачную систему управления активами и получить максимальную отдачу от технологических инвестиций.